При невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии и выбытии факт нахождения сотрудника в командировке можно подтвердить иными документами

Письмо Минфина России от 16.08.2011 №03-03-06/3/7

Командировочное удостоверение - основной документ, подтверждающий срок пребывания сотрудника в командировке. В удостоверении проставляются отметки о дате приезда работникав место командировки и дате выезда оттуда. Эти отметки вносит организация, в которую командирован сотрудник (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Если командированный работник направляется не в организацию, а на переговоры с физлицами, указанные отметки в удостоверении проставить некому. Однако расходы на командировку, предусмотренные подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, можно подтвердить и без этих отметок. Минфин России разъяснил, что в данной ситуации факт нахождения сотрудника в месте командировки в установленное время можно обосновать документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами, в частности, являются:

- приказ о направлении работника в командировку;

- служебное задание и отчет о его выполнении;

- проездные документы, по которым можно определить даты прибытия и выбытия;

- счет из гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командировки.